Як керувати організаціями Client Portal?

Інструкція для адміністратора інстансу в Конструкторі: об’єднати клієнтів порталу в організації (наприклад, співробітників однієї компанії) і керувати прив’язкою клієнтських карток.

Коли знадобиться

У B2B кілька користувачів Центру підтримки мають спільну компанію, але окремі облікові записи.
Потрібно підготувати групу клієнтів перед увімкненням спільної видимості тікетів у межах організації.
Потрібно тимчасово прибрати організацію з обігу без видалення клієнтів і користувачів порталу.

Що важливо знати

Сторінка Організації з’являється лише після вмикання Client Portal settings (Constructor) і Client Portal organizations (Constructor) у Налаштування інстансу.
У меню: Налаштування → Client Portal → Організації.
Користувачі Центру підтримки не керують організаціями — лише адміністратор у Конструкторі.
Деактивувати організацію можна в будь-який момент; клієнти залишаються в системі, знімається лише прив’язка до активної організації.
Окреме право ролі: Організації Client Portal (перегляд / збереження) — не плутати з загальними налаштуваннями Operator Panel.

Детальніше про видимість тікетів: Організація та scope тікетів.

Перед початком

Увімкнено Client Portal settings (Constructor) і задано URL порталу (хаб адміністратора).
Увімкнено Client Portal organizations (Constructor).
У ролі адміністратора є право Організації Client Portal (перегляд і збереження).
У системі вже є клієнти порталу (OpClients), яких можна прив’язати.

Покрокова інструкція

1. Увімкнути сторінку організацій

Відкрийте Налаштування → Налаштування інстансу.
У прапорцях функцій розгорніть Client Portal.
Увімкніть Client Portal settings (Constructor) (якщо ще вимкнено).
Увімкніть Client Portal organizations (Constructor).
За потреби оновіть сторінку Конструктора.

2. Відкрити «Організації»

Перейдіть Налаштування → Client Portal → Організації.
Переконайтеся, що бачите вкладки Список організацій та Клієнти без організації.

Якщо пункт меню неактивний — перевірте прапорці та право Організації Client Portal у ролях.

3. Створити організацію

Натисніть Створити організацію (або Створити організацію з вибраних на вкладці клієнтів без організації).
Заповніть Назву; Alias — за бажанням (унікальний ідентифікатор для інтеграцій).
Збережіть — відкриється картка організації з розділами Огляд, Клієнти, Користувачі порталу, Перегляд видимості.

4. Прив’язати клієнтів

У картці організації відкрийте Клієнти або вкладку Клієнти без організації на списку.
Знайдіть клієнта через пошук (email, телефон, ім’я).
Оберіть клієнтів і натисніть Прив’язати вибраних.
Якщо з’явиться попередження про організаційний scope — підтвердіть лише після розуміння наслідків (див. пояснення scope).

Щоб відв’язати клієнта — Відв’язати в рядку клієнта (обліковий запис користувача порталу не видаляється).

5. Перевірити перегляд видимості

У картці організації відкрийте Перегляд видимості.
Переконайтеся, що для активної організації показано очікуваний Scope тікетів (Лише клієнт або Організація — залежить від прапорця організаційного доступу на інстансі).
Перегляньте кількість клієнтів, користувачів порталу та тікетів у прев’ю.

6. Деактивувати або реактивувати

У списку організацій увімкніть Показувати неактивні, якщо потрібно знайти деактивовану.
Для активної організації — Деактивувати і підтвердіть (при увімкненому організаційному scope з’явиться додаткове попередження).
Для неактивної — Реактивувати.

Після деактивації користувачі порталу знову бачать лише тікети свого прив’язаного клієнта, навіть якщо клієнти формально ще в записі організації.

Як переконатися, що все вдалось

Організація з’являється в Списку організацій зі статусом Активна або Неактивна.
У картці Клієнти відображаються очікувані прив’язані клієнти.
Перегляд видимості відповідає вашому сценарію (client-only vs organization), з урахуванням прапорця організаційного доступу.