Налаштувати швидкі відповіді

Швидкі відповіді — це збережені шаблони повідомлень, які можна швидко вставити під час роботи з клієнтами. Ця інструкція покаже, як налаштувати власні швидкі відповіді в профілі, щоб прискорити роботу та стандартизувати комунікацію.

Коли знадобиться

  • Потрібно створити персональні шаблони відповідей для типових ситуацій.
  • Хочете редагувати або видаляти існуючі швидкі відповіді.
  • Треба організувати швидкі відповіді за категоріями.
  • Бажаєте налаштувати ключові слова для швидкого пошуку шаблонів.

Що важливо знати

  • Швидкі відповіді — шаблони текстів, які можна вставити одним кліком або за ключовим словом.
  • Шаблони можуть містити змінні (плейсхолдери), які автоматично заповнюються (наприклад, {{client_name}}).
  • Швидкі відповіді можуть бути персональними (тільки для вас) або глобальними (для всієї команди).
  • Персональні відповіді не обмежені ботами чи skill groups, що дозволяє використовувати їх в будь-якому контексті.
  • Ключове слово використовується для швидкого пошуку та виклику підказок при введенні #ключове_слово.
  • Режим відображення — можна налаштувати відображення тільки персональних ("Мої") або комбінацію глобальних та персональних ("Глобальні + мої").
  • Вкладня — можна додавати до швидких відповідей файли (зображення: png, jpg, jpeg, gif), які автоматично додаються до повідомлення при використанні шаблону. Максимум 10 файлів на одну відповідь.

Перед початком

  • Ви увійшли в систему під своїм обліковим записом.
  • Ви перейшли в модуль Налаштування профілю через меню або іконку профілю.
  • У вас є доступ до розділу налаштувань швидких відповідей.

Покрокова інструкція

  1. У модулі Налаштування профілю знайдіть розділ "Швидкі відповіді" або "Quick Replies".
  2. Налаштуйте режим відображення (якщо доступно):
    • "Мої" — відображати тільки ваші персональні швидкі відповіді.
    • "Глобальні + мої" — відображати глобальні та персональні швидкі відповіді з фільтрацією по боту.
    • "Глобальні" — відображати тільки глобальні швидкі відповіді.
  3. Для створення нової швидкої відповіді:
    • Натисніть кнопку "Додати швидку відповідь" або "Створити шаблон".
    • Вкажіть тип відповіді:
      • Персональна — доступна тільки вам, не обмежена ботами чи skill groups.
      • Глобальна — доступна всім операторам (потрібні права адміністратора або супервайзера).
    • Введіть ключове слово — коротке слово для швидкого пошуку (наприклад, "вітання", "дякую").
    • Введіть текст відповіді — повний текст шаблону, який буде вставлятися.
    • Оберіть категорію зі списку (якщо категорії налаштовані).
    • Додайте змінні, якщо потрібно (наприклад, {{client_name}}, {{order_number}}).
    • (Опціонально) Додайте вкладня — натисніть на поле "Вкладня" та оберіть до 10 зображень (png, jpg, jpeg, gif) через File Manager Picker. Файли будуть автоматично додаватися до повідомлення при використанні цієї швидкої відповіді.
    • Натисніть кнопку "Зберегти".
  4. Для редагування швидкої відповіді:
    • Знайдіть потрібну відповідь у списку.
    • Натисніть на кнопку редагування біля назви.
    • Внесіть зміни та натисніть "Зберегти".
  5. Для видалення швидкої відповіді:
    • Знайдіть потрібну відповідь у списку.
    • Натисніть на кнопку видалення.
    • Підтвердіть видалення у діалоговому вікні.

Що відбувається після

Швидкі відповіді збережені та доступні для використання в модулі OperatorLine. Ви можете викликати їх за ключовим словом або через панель швидких відповідей під час роботи з клієнтами.

Як переконатися, що все вдалось

  • Перевірте, що швидкі відповіді відображаються у списку у профілі.
  • Переконайтеся, що вони доступні в модулі OperatorLine при введенні ключового слова.
  • Перевірте, що текст вставляється коректно з усіма змінними.

Інші способи

  • Можна створювати категорії для організації швидких відповідей.
  • Використовуйте імпорт/експорт для обміну шаблонами з колегами.
  • Деякі шаблони можуть бути доступні тільки для певних ботів або каналів.

Важливі примітки

  • 💡 Персональні шаблони: Ви можете створювати власні персональні шаблони для індивідуальних потреб, які доступні тільки вам та не обмежені ботами чи skill groups. Персональні відповіді можна використовувати в будь-якому контексті.
  • 🔄 Глобальні шаблони: Адміністратори можуть створювати глобальні шаблони для всієї команди. Глобальні відповіді можуть бути обмежені ботами або skill groups.
  • 📝 Ключові слова: Використовуйте короткі та зрозумілі ключові слова для швидкого пошуку.
  • 👤 Режим відображення: Налаштуйте режим відображення ("Мої", "Глобальні + мої", "Глобальні") відповідно до ваших потреб. У режимі "Глобальні + мої" ви бачите як глобальні, так і персональні відповіді з фільтрацією по боту.
  • 🎯 Індивідуальні потреби: Персональні відповіді дозволяють мати шаблони для специфічних ситуацій, які часто виникають у вашій роботі, що спрощує та прискорює роботу з клієнтами.
  • 📎 Вкладня: Ви можете додавати до швидких відповідей зображення (png, jpg, jpeg, gif), які автоматично додаються до повідомлення при використанні шаблону. Максимум 10 файлів на одну відповідь. Це дозволяє швидко відправляти стандартні зображення (наприклад, інструкції, схеми, логотипи) разом з текстом.

Пов'язані матеріали