Налаштувати швидкі відповіді

Швидкі відповіді — це збережені шаблони повідомлень, які можна швидко вставити під час роботи з клієнтами. Ця інструкція покаже, як налаштувати власні швидкі відповіді в профілі, щоб прискорити роботу та стандартизувати комунікацію.

Коли знадобиться

  • Потрібно створити персональні шаблони відповідей для типових ситуацій.
  • Хочете редагувати або видаляти існуючі швидкі відповіді.
  • Треба організувати швидкі відповіді за категоріями.
  • Бажаєте налаштувати ключові слова для швидкого пошуку шаблонів.

Що важливо знати

  • Швидкі відповіді — шаблони текстів, які можна вставити одним кліком або за ключовим словом.
  • Шаблони можуть містити змінні (плейсхолдери), які автоматично заповнюються (наприклад, {{client_name}}).
  • Швидкі відповіді можуть бути персональними (тільки для вас) або глобальними (для всієї команди).
  • Персональні відповіді не обмежені ботами чи skill groups, що дозволяє використовувати їх в будь-якому контексті.
  • Ключове слово використовується для швидкого пошуку та виклику підказок при введенні #ключове_слово.
  • Режим відображення — можна налаштувати відображення тільки персональних ("Мої") або комбінацію глобальних та персональних ("Глобальні + мої").

Перед початком

  • Ви увійшли в систему з правами оператора або Root admin.
  • Ви перейшли в модуль Profile через меню або іконку профілю.
  • У вас є доступ до розділу налаштувань швидких відповідей.
  • Примітка для Root admin: Користувачі з роллю Root admin мають повний доступ до всіх функцій швидких відповідей, включаючи створення, редагування та видалення.

Покрокова інструкція

  1. У модулі Profile знайдіть розділ "Швидкі відповіді" або "Quick Replies".
  2. Налаштуйте режим відображення (якщо доступно):
    • "Мої" — відображати тільки ваші персональні швидкі відповіді.
    • "Глобальні + мої" — відображати глобальні та персональні швидкі відповіді з фільтрацією по боту.
    • "Глобальні" — відображати тільки глобальні швидкі відповіді.
  3. Для створення нової швидкої відповіді:
    • Натисніть кнопку "Додати швидку відповідь" або "Створити шаблон".
    • Вкажіть тип відповіді:
      • Персональна — доступна тільки вам, не обмежена ботами чи skill groups.
      • Глобальна — доступна всім операторам (потрібні права адміністратора або супервайзера).
    • Введіть ключове слово — коротке слово для швидкого пошуку (наприклад, "вітання", "дякую").
    • Введіть текст відповіді — повний текст шаблону, який буде вставлятися.
    • Оберіть категорію зі списку (якщо категорії налаштовані).
    • Додайте змінні, якщо потрібно (наприклад, {{client_name}}, {{order_number}}).
    • Натисніть кнопку "Зберегти".
  4. Для редагування швидкої відповіді:
    • Знайдіть потрібну відповідь у списку.
    • Натисніть на кнопку редагування біля назви.
    • Внесіть зміни та натисніть "Зберегти".
  5. Для видалення швидкої відповіді:
    • Знайдіть потрібну відповідь у списку.
    • Натисніть на кнопку видалення.
    • Підтвердіть видалення у діалоговому вікні.

Що відбувається після

Швидкі відповіді збережені та доступні для використання в модулі OperatorLine. Ви можете викликати їх за ключовим словом або через панель швидких відповідей під час роботи з клієнтами.

Як переконатися, що все вдалось

  • Перевірте, що швидкі відповіді відображаються у списку у профілі.
  • Переконайтеся, що вони доступні в модулі OperatorLine при введенні ключового слова.
  • Перевірте, що текст вставляється коректно з усіма змінними.

Інші способи

  • Можна створювати категорії для організації швидких відповідей.
  • Використовуйте імпорт/експорт для обміну шаблонами з колегами.
  • Деякі шаблони можуть бути доступні тільки для певних ботів або каналів.

Важливі примітки

  • 💡 Персональні шаблони: Ви можете створювати власні персональні шаблони для індивідуальних потреб, які доступні тільки вам та не обмежені ботами чи skill groups. Персональні відповіді можна використовувати в будь-якому контексті.
  • 🔄 Глобальні шаблони: Адміністратори можуть створювати глобальні шаблони для всієї команди. Глобальні відповіді можуть бути обмежені ботами або skill groups.
  • 📝 Ключові слова: Використовуйте короткі та зрозумілі ключові слова для швидкого пошуку.
  • 👤 Режим відображення: Налаштуйте режим відображення ("Мої", "Глобальні + мої", "Глобальні") відповідно до ваших потреб. У режимі "Глобальні + мої" ви бачите як глобальні, так і персональні відповіді з фільтрацією по боту.
  • 🎯 Індивідуальні потреби: Персональні відповіді дозволяють мати шаблони для специфічних ситуацій, які часто виникають у вашій роботі, що спрощує та прискорює роботу з клієнтами.

Пов'язані матеріали